Stratejik Bilgi Sistemi nedir?

Bugün birçok örgütte, dış çevre ile ilgili veri ve bilgilerin büyük boyutlara ulaşmış olduğu açıkça gözlemlenebilmektedir. Aynı şekilde, büyük boyutlu bu bilgilerin, geniş bir yelpazeye dağılmış oldukları ve oldukça karmaşık bir görünüm sergiledikleri de bilinmektedir. Çevresel veri ve bilgilerle ilgili bu tipik hacim artışı, alan genişlemesi ve karmaşıklık durumu, örgütlerde bazı yeni gereklilikler meydana getirmektedir. Bunlardan biri de, stratejik bilgi sisteminin oluşturulması zorunluluğudur (Goodstern ve diğerleri, 1993: 133). Bilgi sistemlerine yatırımla örgütsel başarı arasında doğrusal bir ilişki bulunmaktadır (Weber ve Pliskin, 1996: 81). Çünkü örgütlerin rekabet savaşında en önemli stratejik silah, bilgidir (Marşap, 1995: 475) ve bilgiye dayalı örgütlenmedir (Önal ve Kök, 2002: 337-338). Örgütün yapısı ve iletişim yeteneği, stratejik yönetimde başarının temeli ve önemli bir göstergesidir (Coulson-Thomas, 1992: 89).

Günümüzde, örgütün sürdürülebilir yüksek başarıyı sağlayabilmesinde, özellikle üst düzey yönetim açısından artan bilgi ihtiyacını karşılayacak bir sistem zorunluluk haline gelmiştir. Bu zorunluluk özellikle üst düzey yöneticilerin amaca uygun doğru ve zamanlı stratejik karar vermeleri ve bunları başarı ile uygulayabilmeleri açısından önemlidir. Stratejik kararların etkinliği, büyük ölçüde örgütün çevresine ait bilgilerin, ilgili kaynaklardan istenen özelliklerde elde edilmesine ve stratejik karalarda uyum içerisinde (fikir birliği) kullanılmasına bağlıdır (Amason, 1996: 123). Kriz sırasında acil karar alma ve hızlı hareket etme zorunluluğu olduğundan (Wolf, 2002: 699), üst düzey yönetim organlarının, stratejik bilgi gereksinimleri de artar. Artan stratejik bilgi gereksiniminin karşılanması örgütlerde stratejik bilgi sistemlerini gerektirir (Thomas ve Daniel, 1990: 286-290). Bugün birçok örgütün, stratejik bilgi sistemlerinin fırsat ve yararlarını anlamaya yöneldiği ve bu sistemden gereği gibi yararlanabilmek için daha etkili ve verimli bir sistem geliştirme çabası içine girdiği gözlemlenmektedir (Özmen ve diğerleri, 2002: 334).

Tanımı

Stratejik bilgi sistemi, örgüt ile ilgili mevcut ve muhtemel çevresel fırsatlar ve tehditleri değerlemek ve örgütün üstün ve zayıf yönlerine göre, bunlara uygun tepkilerin ortaya çıkarılmasına yönelik stratejik kararlarda, üst düzey yöneticilere gerekli iç ve dış bilgileri sağlayan bilgisayar destekli sistemlerdir. Bilgisayar desteği sistemin bilgi akışını sürekli, zamanlı ve etkin kılmak açısından gereklidir (Kroeber ve Watson, 1987: 565). Bu sistemin temel amacı üst düzey yönetime örgütün mevcut ve gelecekteki durumu hakkında sürekli bilgi sağlamak şeklinde özetlenebilir. SBS mümkün olduğunca stratejik değerlemeye imkan verecek dış çevreye ait stratejik bilgileri, örgütteki her bir bölüm, ürün ve/veya stratejik iş birimi ile ilişkili olarak sunmaya çalışır (Barnatt, 1996: 5).

Stratejik kararlar, çok farklı özelliklere sahip olduklarından dolayı, informel (belirli bir düzeni ve şekli olmayan) bir yapıya sahiptirler. Bununla birlikte, çevrede oluşan veya oluşabilecek uzun dönemli stratejik değişiklikleri örgüt yararına değerlendirebilmek için, formel yapıda ve çok karmaşık olmayan bir stratejik bilgi sisteminin oluşturulması oldukça yararlı olacaktır (Skivington ve Daft, 1991: 62). Ayrıca stratejik bilgi sisteminin etken durumsal değişkenlere kolay uyum sağlayacak esneklikte olması da önemlidir (Slooten ve Schoonhoven, 1996: 153).

SBS üst düzey yöneticilere, bir bilgi sisteminden ilk etapta umduklarını sunma gayretinde olan bir sistemdir (Martin VePowell, 1992: 187-188). Bu yönüyle oldukça esnek, kullanıcı dostu ve kullanıcı ile bilgisayar arasındaki etkileşime dayalı özel bir sistemdir. SBS büyük ölçüde üst düzey yöneticilerin isteklerine bağlı raporlamaya yöneliktir. Bu çerçevede, söz konusu yöneticilerin zamanlarının azlığı ile de orantılı olarak, büyük hacimli bilgileri kolay kullanılabilir olmaları açısından, üst düzey yöneticilerin isteklerine uygun formlar (grafik, tablo, metin vb. gibi) halinde sunar (Stohr ve Konsynski, 1992: 18).

Kriz Yönetimine Etkisi

Örgütlerin amaçlarına yönelik başarılı faaliyetlerde bulunabilmesi, öncelikle çevre ile ilgili belirsizliklerin azaltılmasına yani bilgi düzeyinin artırılmasına bağlıdır. Bilgi güçtür. Ancak kriz ortamında salt bilgi sahibi olmak yeterli olmaz. Bu açıdan örgüt ve faaliyetleri ile ilgili bilginin tanımlanması, çevresel unsurlara ait verilerin elde edilmesi, işlenerek bilgiye dönüştürülmesi ve bu bilgilerin karar sürecinde kullanılması yaşamsal öneme sahiptir (Certo, 1983: 473, Saruhan ve Sulaoğlu, 2002: 568). Hızlı değişen çevre koşullarında yavaş işleyen karar süreci uygun değildir (Altunoğlu, 2001). Bu nedenle SBS belirsiz çevre koşullarında, karar sürecinde hız ve esnekliği sağlayarak kararın etkinliğini artıracağı için daha uygun olabilir. 

Yönetimin görevlerinden birisi de, işletme faaliyetlerinde ortaya çıkacak olumsuzlukları önceden belirlemeye yönelik yöntemleri kurmak ve işler hale getirmektir (Öz-Alp, 1983: 128). Bu amaçla, stratejik karar veren üst düzey yöneticiler, sık sık çevresel değişkenlerin gelecekte nasıl ve ne yönde hareket edeceğini tahmin etmeye çalışmalıdırlar (Kutman, 2001: 60) Bu çerçevede SBS’nin, işletme üzerinde etkili olabilecek çevresel değişiklikleri, çeşitli yöntemlerle saptayabilecek ve önceden haber verebilecek bir sorun belirleme ve uyarı sistemi ile desteklenmesi veya bütünleştirilmesi daha yararlı olur (Başlıgil ve Boraçlı, 1995: 1197). Böylece sistem sorun belirleme ve yöneticileri uyarma görevini de yerine getirebilecektir. Sorun belirleme veya uyarma için sisteme özel programlar ilave edilir. Karşılaşılması muhtemel sorunların belirtilerinin ne olabileceği önceden belirlenir. Bu belirtiler ortaya çıktığında, sistem veri işleyicisi bunları toplayarak ilgili birimlere rapor eder. Bu raporlar incelenir, belirtiler analiz edilir ve çıkabilecek sorunlar ilgili yöneticilere iletilir (Yılmaz, 1988, 76).

Bu yönü ile SBS, örgütlerin erken uyarı sistemi içinde önemli bir yere sahip olmaktadır. İnsan-makine bileşimi bir sistem olan erken uyarı sistemleri, çevresel veri ve bilgileri toplar, işler ve erken uyarı bilgileri olarak ilgili yöneticilere aktarırılar (Baş, 1996: 31) . Bu sayede örgütün içinde bulunduğu durum ve gelecekteki riskler nicelik olarak belirlenebilir (Dinçer, 1992: 338). Erken uyarı sistemi ile zenginleştirilmiş bir SBS, yöneticilerin çevresel fırsat ve tehditleri önceden görmelerini (algılamalarını) sağlayacağı için, kriz yönetiminde etkinliğin artırılmasını sağlayacak önemli bir yönetim tekniğidir. 

Üst düzey yöneticiler, SBS ile örgütü ilgilendiren gelişmelerin hızını ve yönünü tahmin ederek, zamanlarının büyük bir bölümünü geleceğe yönelik etkin stratejik kararlar vermek için kullanabilme imkanına kavuşurlar. Böylece rakiplerine göre daha güçlü duruma geçebilirler. SBS, kriz yönetiminde; çevre analizi sürecinde bir çevre tarama sistemi olarak, stratejik kararların alınmasında bir karar destek sistemi olarak kullanılabilir (Yozgat ve Duran, 2001). SBS bu işlevini yerine getirirken formel bilgi akışı ile birlikte informel bilgi akışını da kullanabilir (Tack, 1994: 90).

Bugün en son teknolojik yeniliklerin uygulamaya konulmasıyla, kendisini hızla yenileyebilecek bir çok bilgi sistemleri bulunmaktadır. Eğer stratejik bilgi sistemleri, bu teknolojik ilerlemelerden gereği gibi yararlanabilir ve üst düzey yöneticiler bu amaçla doğru atılımlar yapabilirlerse, örgütsel başarı üzerinde olağanüstü bir katkı sağlayabilirler. Bu katkılar dolayısıyla tüm insanların günlük yaşamlarına da etki edecek ve gönenç düzeyini olumlu yönde etkileyecektir (Hoyt, 1992: 13).

Stratejik bilgi sistemi kriz yönetimine yeni bir bakış açısı getirmekle birlikte, hiç bir zaman sihirli bir formül olarak da görülmemelidir. Stratejik bilgi sisteminin üst düzey öneticilerin çeşitli karmaşık analizleri yapmalarını sağlayacak bilgileri temin ederek, kriz yönetiminde onlara yardımcı olacağı, ancak yöneticiler için düşünüp karar veremeyeceği de unutulmamalıdır (Scott, 1986: 3). Yani stratejik bilgi sisteminin etkinliği ile birlikte yöneticinin kalitesi de önemlidir.